SharePoint
Je SharePoint is een archief geworden dat je team omzeilt. Dat kost elke week tijd, documenten staan dubbel en niemand heeft grip op wie waarbij kan. Ik richt het opnieuw in, zodat mensen het wel gebruiken en de rechten kloppen.
01Probleem
De meeste SharePoint-omgevingen groeien scheef. Er komen sites en mappen bij tot niemand meer weet waar iets staat. Mensen maken schaduwmappen of appen bestanden rond. Het gevolg: dubbel werk, versies die door elkaar lopen, en een omgeving die geld kost in plaats van tijd bespaart. En omdat de rechten met de rommel meegroeien, weet niemand nog zeker wie bij welke gevoelige documenten kan.
02Aanpak
Ik begin bij hoe jullie echt werken, niet bij de techniek. Welke teams, welke documenten, welke stappen. Daaruit volgt een structuur met duidelijke plekken, rechten die kloppen en een navigatie die je niet hoeft uit te leggen. Ik bouw het in, richt de rechten in en neem mensen mee, zodat het na oplevering blijft draaien.
03Resultaat
Eén vindbare plek waar de rechten kloppen. Je team verliest minder tijd met zoeken, je bent niet meer afhankelijk van wie toevallig weet waar iets staat, en nieuwe medewerkers zijn sneller ingewerkt. De losse schijven kunnen dicht.
Vier vaste fases, ook bij deze opdracht
Dezelfde fasering bij elke opdracht, zodat je bij elke stap weet waar je staat en wat er gebeurt.
Verkenning
Ik breng in kaart wat er is en wat er moet. Je hoort vooraf wat een fase kost en wat die oplevert.
Uitwerking
Ik ontwerp de structuur en leg de keuzes aan je voor. Je weet waarom iets zo wordt, niet alleen dat het zo wordt.
Realisatie
Ik bouw het. Jij blijft aangehaakt via korte lijnen, zonder er dagelijks bovenop te hoeven zitten.
Borging
Het draait en mensen kunnen ermee werken. Je blijft niet achter met een systeem dat niemand begrijpt.
Hoe dit er in de praktijk uitziet
40 medewerkers, vijf schijven, één doodgelopen intranet
Een bedrijf met 40 medewerkers werkte met vijf schijven en een verouderd intranet waar niemand meer inkeek. Documenten stonden dubbel, versies liepen door elkaar, en elke nieuwe medewerker moest weken worden bijgepraat over waar wat stond.
Na de Uitwerking-fase stond er één omgeving met een logische structuur. Mensen vonden zonder uitleg hun weg, de oude schijven gingen dicht, en de afhankelijkheid van wie weet waar iets staat was weg.
Wat mensen meestal willen weten
Moeten we alles opnieuw opbouwen?
Nee. Ik kijk eerst wat bruikbaar is en wat weg kan. Vaak blijft een deel staan en herstructureer ik de rest, zodat je niet vanaf nul begint.
Raken we tijdens de overstap bestanden kwijt?
Nee. Migraties gaan gecontroleerd en met een terugweg. Je werkt pas op de nieuwe omgeving als alles er staat en klopt.
Wat als onze mensen het toch niet gaan gebruiken?
Daarom begin ik bij hoe jullie werken, niet bij de techniek. Een structuur die logisch aanvoelt hoef je niet af te dwingen. Bij de oplevering neem ik mensen mee.
Blijf je betrokken na de oplevering?
In de Borging-fase zorg ik dat het draait en dat mensen ermee overweg kunnen. Daarna ben ik bereikbaar voor vragen of aanpassingen.
Andere diensten
Even sparren over jouw situatie?
Geen verkooppraatje, gewoon kijken of het klikt en wat als eerste loont.