Intranet / DMS
Documenten verspreid, nieuws via de mail, en niemand die zeker weet of hij de laatste versie van een procedure heeft. Dat kost tijd en leidt tot fouten met verouderde stukken. Ik bouw één vindbare plek voor documenten en nieuws, opgezet zodat het blijft leven.
01Probleem
Documenten staan verspreid, nieuws gaat via de mail en niemand weet zeker of hij de juiste versie heeft. Het gevolg: mensen werken met verouderde procedures, nieuwe medewerkers moeten alles navragen, en belangrijk nieuws mist zijn doel. Een intranet dat er ooit was, is doodgebloed omdat niemand het bijhield.
02Aanpak
Ik bouw een intranet en documentbeheer op SharePoint dat past bij hoe jullie werken. Duidelijke plekken voor documenten, een vindbare structuur, en nieuws op een plek waar mensen uit zichzelf komen. Zo licht opgezet dat het bij te houden is, en ik leg vast wie waar verantwoordelijk voor is.
03Resultaat
Mensen weten waar ze moeten zijn, werken met de juiste versie en missen geen belangrijk nieuws. Nieuwe medewerkers zijn sneller op weg. Het intranet blijft leven omdat het onderhoudbaar is opgezet.
Vier vaste fases, ook bij deze opdracht
Dezelfde fasering bij elke opdracht, zodat je bij elke stap weet waar je staat en wat er gebeurt.
Verkenning
Ik breng in kaart wat er is en wat er moet. Je hoort vooraf wat een fase kost en wat die oplevert.
Uitwerking
Ik ontwerp de structuur en leg de keuzes aan je voor. Je weet waarom iets zo wordt, niet alleen dat het zo wordt.
Realisatie
Ik bouw het. Jij blijft aangehaakt via korte lijnen, zonder er dagelijks bovenop te hoeven zitten.
Borging
Het draait en mensen kunnen ermee werken. Je blijft niet achter met een systeem dat niemand begrijpt.
Hoe dit er in de praktijk uitziet
Procedures die per mail rondgingen
Bij een dienstverlener met 60 mensen gingen procedures en nieuws per mail rond. Niemand wist zeker of hij de laatste versie had, nieuwe medewerkers moesten alles navragen, en bij een controle was lastig aan te tonen welke procedure gold.
Na de Uitwerking-fase stond er één intranet en DMS waar iedereen zonder uitleg zijn weg in vond. Procedures stonden op één plek, altijd de juiste versie.
Wat mensen meestal willen weten
Wat is het verschil tussen een intranet en een DMS?
Een intranet is de voorkant: nieuws, afspraken, snelkoppelingen. Een DMS is het gestructureerde documentbeheer eronder. Ik zet ze op elkaar aan zodat het één geheel is.
Blijft het niet weer stilvallen zoals ons vorige intranet?
Alleen als het te zwaar is opgezet. Ik houd het onderhoudbaar en leg vast wie waar verantwoordelijk voor is, zodat het bij te houden blijft.
Kunnen we het zelf beheren?
Ja. Ik richt het zo in dat je zonder technische kennis nieuws plaatst en documenten beheert, en leg het vast zodat het overdraagbaar is.
Andere diensten
Even sparren over jouw situatie?
Geen verkooppraatje, gewoon kijken of het klikt en wat als eerste loont.