Gids · IT-beheer: Van netwerkschijf naar SharePoint: stappenplan in acht stappen

Een netwerkschijf naar SharePoint verhuizen is meer dan bestanden kopiëren. Wie de mappenstructuur één op één overzet, neemt alle problemen mee: diepe paden, rechten op losse mappen en jaren aan bestanden die niemand meer gebruikt. Een goede migratie verloopt in acht stappen: inventariseren, opschonen, een nieuwe structuur ontwerpen, rechten opnieuw bepalen, het juiste gereedschap kiezen, een proefmigratie, de overstap en de nazorg. Dit stappenplan laat per stap zien waar je op let.

Waarom kopiëren niet genoeg is

Een netwerkschijf en SharePoint werken anders. Op een netwerkschijf regel je toegang vaak per map, en mappen kunnen eindeloos diep worden genest. SharePoint werkt met sites en bibliotheken, met rechten die je bij voorkeur op site- of bibliotheekniveau regelt via groepen.

Daarnaast heeft SharePoint harde grenzen. Het volledige pad van een bestand, inclusief de bestandsnaam, mag niet langer zijn dan 400 tekens. Een structuur die op de netwerkschijf jarenlang werkte, kan daar zomaar overheen gaan. En Microsoft raadt aan om in één bibliotheek niet meer dan 5.000 unieke rechten te gebruiken, terwijl een netwerkschijf vaak op honderden mappen afwijkende rechten heeft.

Een migratie is daarom vooral een herinrichting. Het kopiëren zelf is de laatste en makkelijkste stap.

Stap 1: Inventariseren

Begin met weten wat er staat. Breng per netwerkschijf of share in kaart:

• Omvang: hoeveel gigabytes en hoeveel bestanden.
• Structuur: hoe diep zijn de mappen, en welke paden komen in de buurt van de 400 tekens?
• Eigenaren: welk team of welke afdeling hoort bij welke map?
• Rechten: op welke mappen gelden afwijkende rechten, en voor wie?
• Afhankelijkheden: Excel-bestanden met koppelingen naar andere bestanden, macro's, snelkoppelingen en applicaties die naar een vast pad op de netwerkschijf verwijzen. Die werken na de verhuizing niet meer vanzelf.
• Gebruik: welke mappen zijn de afgelopen jaren nog gewijzigd, en welke niet?

Deze inventaris is de basis voor elke keuze die volgt.

Stap 2: Opschonen

Een migratie is het moment bij uitstek om op te ruimen. Alles wat je niet meeneemt, hoef je niet te structureren, te beveiligen of te doorzoeken.

Spreek met de eigenaren af wat er gebeurt met:

• bestanden die al jaren niet zijn geopend of gewijzigd;
• dubbele kopieën en oude versies met namen als "definitief-v3-echt";
• persoonlijke bestanden die in OneDrive horen in plaats van in een gedeelde site;
• archiefmateriaal dat bewaard moet blijven, maar niet dagelijks nodig is.

Neem die beslissingen samen met de mensen die de bestanden gebruiken. Wat voor IT oud lijkt, kan voor een afdeling juist belangrijk zijn.

Stap 3: De nieuwe structuur ontwerpen

Kopieer de mappen niet zomaar naar één grote bibliotheek. Ontwerp de structuur rond hoe er gewerkt wordt:

• Sites per team, afdeling of project. Elke site heeft een duidelijk doel en een eigenaar. Microsoft raadt aan om losse sites te maken en die te verbinden met hubsites, in plaats van subsites.
• Bibliotheken per soort inhoud. Bijvoorbeeld een bibliotheek voor contracten en een voor projectdocumenten, in plaats van één bibliotheek met alles.
• Ondiepe mappen. Hoe minder niveaus, hoe kleiner de kans op te lange paden en hoe makkelijker het zoeken.

Houd ook rekening met synchroniseren. Microsoft adviseert om niet meer dan 300.000 bestanden in één bibliotheek met OneDrive te synchroniseren. Grote verzamelingen verdeel je dus beter over meerdere bibliotheken of sites.

Stap 4: Rechten opnieuw bepalen

De rechten van de netwerkschijf één op één overnemen lijkt veilig, maar het zet scheefgegroeide toegang gewoon voort. Bepaal liever opnieuw wie waarbij hoort:

• Regel toegang op het niveau van de site of bibliotheek, via een Microsoft 365-groep of een team in Teams.
• Gebruik afwijkende rechten op mappen of bestanden alleen waar het echt nodig is. Elke uitzondering maakt het beheer zwaarder.
• Let op grote bibliotheken. Bevat een bibliotheek of map meer dan 100.000 items, dan kun je de overerving van rechten daar niet meer verbreken of herstellen.

Zo begin je in SharePoint met een omgeving waarvan je weet wie waar bij kan. Wil je controleren of dat na een tijd nog zo is, lees dan SharePoint in kaart brengen met AI.

Stap 5: Het juiste gereedschap kiezen

Microsoft biedt twee gratis hulpmiddelen om netwerkschijven te migreren:

Beide hebben toegang nodig tot de bron, met leesrechten op de netwerkschijf, en tot het doel, als beheerder in SharePoint. Migration Manager vraagt dat de server met de bestanden SMB 2.0 of hoger ondersteunt. Bestanden tot 250 GB worden ondersteund.

Stap 6: Een proefmigratie

Migreer eerst één afgebakend deel, bijvoorbeeld de map van één afdeling. Controleer daarna:

• of alle bestanden zijn aangekomen, en wat het gereedschap heeft overgeslagen of als fout meldt;
• of paden te lang waren of bestandsnamen niet zijn geaccepteerd;
• of de rechten kloppen met wat je in stap 4 hebt bepaald;
• of de afdeling er echt mee kan werken.

Los de gevonden problemen op in de bron of in de planning, en pas dan het plan aan voor de rest.

Stap 7: De overstap

Plan een vast overstapmoment per afdeling of per share. Communiceer dat ruim vooraf. Een veelgebruikte aanpak:

1. Migreer de inhoud vooraf terwijl iedereen gewoon doorwerkt.
2. Zet op het overstapmoment de oude locatie op alleen-lezen.
3. Haal de laatste wijzigingen nog over, als je gereedschap dat ondersteunt.
4. Laat vanaf dat moment iedereen in SharePoint werken.

Zo voorkom je dat er tegelijk in twee omgevingen wordt gewerkt, met twee versies van hetzelfde bestand als gevolg.

Stap 8: Nazorg

Na de overstap begint het eigenlijke gebruik. Besteed aandacht aan:

• Uitleg aan gebruikers. Waar staat wat nu, hoe deel je een bestand en hoe werk je samen in hetzelfde document?
• De oude netwerkschijf. Laat die een afgesproken periode op alleen-lezen staan en archiveer of verwijder hem daarna, in overleg met de eigenaren.
• Koppelingen en applicaties die naar oude paden verwezen. Die uit stap 1 lopen je nu na.
• Eigenaarschap. Elke site heeft een eigenaar die weet wat die rol inhoudt.

Veelgemaakte fouten

• Alles meenemen. Dan verhuist de rommel mee en wordt zoeken in SharePoint net zo lastig als op de netwerkschijf.
• De mappenstructuur één op één kopiëren. Diepe paden lopen tegen de grens van 400 tekens aan en de voordelen van sites en bibliotheken blijven onbenut.
• Rechten per map overnemen. Je beheert dan in SharePoint dezelfde wirwar als voorheen, alleen op een nieuwe plek.
• Geen proefmigratie. Problemen met paden, namen en rechten zie je dan pas als iedereen al is overgestapt.
• Te weinig aandacht voor gebruikers. Een migratie slaagt pas als mensen de nieuwe plek ook echt gebruiken.

Zo begin je

1. Maak een inventaris van omvang, structuur, eigenaren en rechten.
2. Spreek met de eigenaren af wat mee moet en wat achterblijft.
3. Ontwerp de doelstructuur en de rechten voordat je iets verhuist. Hoe een SharePoint-omgeving logisch is ingericht, lees je bij Microsoft 365 en SharePoint.
4. Kies het gereedschap en doe een proefmigratie.
5. Plan de overstap per afdeling, met nazorg. Wil je dit samen aanpakken, kijk dan bij Migraties.